Các nhà quản lý thường phải lên kế hoạch kỹ lưỡng trước mỗi buổi họp, từ kịch bản cho đến thứ tự phát biểu. Nhưng một điều thường xuyên bị bỏ qua là danh sách tham dự.

Đôi khi, người tổ chức thường mời tất cả mọi người tham dự cuộc họp, thay vì chọn lựa 1 nhóm nhỏ tham gia, để tránh tình trạng “gây xúc phạm” đến những người không được mời.

Nhưng điều đó có thể gây ra những vấn đề như: những người không thể đóng góp vào cuộc họp sẽ cảm thấy bất mãn, một số người khác sẽ cảm thấy bạn đang lãng phí thời gian của họ.

Vậy làm thế nào để “chữa cháy” khi phòng họp quá đông đúc? Và một số phương pháp để hạn chế tình trạng này xảy ra!

1. Thay đổi cuộc họp để phù hợp với số lượng người tham dự

Bạn có thể cân nhắc đến nguyên tắc “8-18-1800”. Nguyên tắc này xoay quanh việc số lượng người tham gia họp cần phù hợp với mục đích của cuộc họp.

Nếu mục tiêu của cuộc họp là để đưa ra quyết định, hoặc để giải quyết vấn đề, thì chỉ nên có nhiều nhất là 8 người tham gia. Tuy nhiên, cần ít nhất 18 cái đầu để có một buổi brainstorm thành công. Và cần khoảng trên 1800 người, để có thể truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng và hữu hiệu nhất.

Ngoài ra, nếu như bạn vô tình mời quá nhiều người tham dự một buổi họp ra quyết định, thì bạn có thể chữa cháy bằng cách thay đổi mục tiêu của buổi họp đó. Chuyển nó thành một buổi brainstorm về những vấn đề vẫn còn nằm trong ngõ cụt.


8 – 18 – 1800


2. Tạo ra những nhóm nhỏ

Một cách khác để cứu lấy những buổi họp quá đông người đó là chia các thành viên vào nhiều nhóm nhỏ khác nhau. Bạn có thể chia mọi người thành các nhóm nhỏ từ 3 đến 8 thành viên, và cho mỗi nhóm thời gian để tự brainstorm ý tưởng. Và cuối buổi, hãy để một đại diện đứng lên và chia sẻ quan điểm của nhóm. Với phương pháp này, buổi họp của bạn sẽ có tính tổ chức hơn, và đem lại nhiều hiệu quả hơn.

Tùy vào tình huống, phương pháp này có thể được xem là một bài tập về khả năng lãnh đạo. Một vị CEO đã áp dụng phương pháp này khi buổi họp của ông có quá nhiều người tham gia. Ông chia phòng họp thành 2 nhóm nhỏ, đưa ra vấn đề mà công ty đang đối mặt, và yêu cầu 2 nhóm gợi ý giải quyết trong vòng 20 phút. Bài tập này đã bắt buộc thành viên 2 nhóm làm việc với nhau và đưa ra các ý tưởng mới cho công ty.

3. Rút ngắn (hoặc hủy) buổi họp

Mỗi người đi làm đều phải tham dự không ít các cuộc họp hàng tuần, nên họ sẽ không để ý khi cuộc họp của bạn ngắn hơn những cuộc họp khác. Nếu như số lượng người tham dự quá đông, thì bạn có thể thử cắt giảm nội dung cuộc họp lại, và chỉ phổ biến những ý chính.

Và nếu, sau khi đã cân nhắc tất cả các phương pháp kể trên, bạn vẫn thấy rằng cuộc họp sẽ không đạt được mục tiêu ban đầu đặt ra, thì hãy hủy nó.

Đương nhiên, việc hủy bỏ cuộc họp sẽ đưa ra những vấn đề mới. Bạn sẽ cần phải suy nghĩ đến việc làm rối loạn lịch trình của những người được mời họp. Bạn sẽ cần đưa ra một lý do thuyết phục để có thể mời đồng nghiệp mình tham gia buổi họp lần sau.

Nói Tiếng Anh Đi là ai?

Nói Tiếng Anh Đi giúp các doanh nghiệp khắp Hồ Chí Minh thông qua chương trình Đào tạo Inhouse – Tiếng Anh Doanh nghiệp.

Chương trình tiếng Anh Inhouse giúp cải thiện giao tiếp nội bộ, tăng năng suất làm việc của nhân viên và mở rộng mạng lưới khách hàng cho tổ chức.

Để tìm hiểu thêm về dịch vụ của chúng tôi, hãy nhấn nút “SIGN UP” để được tư vấn miễn phí!

Nhi Nguyen

Nhi Nguyen is the Brand Marketer of Nói Tiếng Anh Đi. She is responsible for producing informative educational content, ensuring quality and consistency of the site. As a introvert soul, she dedicates most of her free time to music, movies and long bicycle rides.

More Posts

Follow Me:
LinkedIn

Related post

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.