Mặc dù có một số lượng lớn các kênh kỹ thuật số có sẵn để sử dụng tại nơi làm việc, nhưng email vẫn là công cụ giao tiếp chuyên nghiệp và thường được sử dụng nhất trong giới kinh doanh. Cho dù bạn đang tương tác với cấp trên, đồng nghiệp hoặc khách hàng, khả năng viết email rõ ràng, chuyên nghiệp là điều kiện bắt buộc.

Dưới đây là 5 điều mà bạn có thể thay đổi ngay hôm nay để có thể viết những email rõ ràng hơn, gọn gàng hơn và chuyên nghiệp hơn.

1. VIẾT TIÊU ĐỂ NGẮN GỌN, XÚC TÍCH

Một trong những sai lầm phổ biến nhất trong email chính là việc để trống tiêu đề, hoặc viết tiêu đề một cách khó hiểu.

Bạn có bao giờ nhận được những email không có tiêu đề, và sau đó mới biết rằng email đó liên quan đến một dự án khẩn cấp? Còn những khi bạn mở một email với tiêu đề “khẩn” nhưng nội dung và tiêu đề lại không liên quan đến nhau?

Sự yếu kém trong việc viết tiêu đề sẽ khiến người đọc khó chịu, hoặc tệ hơn, tạo ra sự xung đột với đồng nghiệp hoặc khách hàng.

Một dòng tiêu đề chuẩn cần tóm gọn toàn bộ thông tin của email. Khi soạn tiêu đề, hãy cố gắng viết càng cụ thể càng tốt, để người nhận biết được thông tin bên trong email. Điều này không những giúp người nhận tiết kiệm thời gian, mà còn giúp bạn tập trung vào trọng tâm khi viết email.

Nếu bạn thấy nội dung email đang đi lạc so với tiêu đề, thì bạn nên xem xét để viết một email riêng biệt, hoặc xem xét những gì bạn đang viết có phù hợp đối với email đó hay không.

2. TRÌNH BÀY EMAIL NGẮN GỌN, ĐƠN GIẢN VÀ GỌN GÀNG

Mặc dù, việc giải thích mọi thứ một cách chi tiết để tránh hiểu lầm là một điều quan trọng, nếu bạn liên tục soạn những email dài dòng sẽ làm người nhận cảm thấy bối rối. Khi soạn những email dài, bạn có thể bỏ quên những chi tiết quan trọng hoặc hoặc người đọc sẽ cảm thấy ngán ngẩm mỗi khi nhận được thư mới từ bạn.

Để giảm thiểu tình trạng này, hãy giới hạn số lượng câu hỏi hoặc hành động mà bạn muốn người nhận phải làm. Hãy đặt những ý chính, những câu hỏi quan trọng nhất ở phần đầu email và viết thêm những phần mô tả cần thiết đễ hỗ trợ cho yêu cầu của bạn.

Soạn email theo danh sách gạch đầu dòng, hoặc những đoạn ngắn – điều này sẽ cho phép người nhận có thể đọc lướt thư của bạn, nắm được mục đích của thư, và giúp bạn nhận được thư trả lời sớm hơn.

3. SOẠN SẴN EMAIL MẪU

Nếu bạn thường xuyên gửi một nội dung email cho nhiều người, hãy cân nhắc sử dụng email mẫu.

Vào hộp thư đến và tìm 3 loại email mà bạn thường nhận được nhất, viết thư trả lời cho mỗi email mà bạn đã chọn, sau đó xóa những chi tiết liên quan đến người nhận – thế là bạn đã có 3 email mẫu rồi.

Nếu bạn đang sử dụng Gmail, những email mẫu này được gọi là “câu trả lời soạn trước / canned responses”. Bạn có thể đọc thêm cách thiết lập “câu trả lời soạn trước” tại đây.

Nếu bạn đang sử dụng Outlook, hững email mẫu này được gọi là “phần nhanh / quick parts”. Bạn có thể đọc thêm cách thiết lập “quick parts” tại đây.

Bằng cách sử dụng những câu trả lời soạn trước, bạn sẽ tiết kiệm được thời gianđảm bảo rằng bạn luôn gửi những email với nội dung rõ ràng, chuyên nghiệp. Tuy nhiên, đừng quên dành thời gian để kiểm tra, chỉnh sửa những chi tiết trong email mẫu trước khi gửi, để đảm bảo rằng bạn sử dụng đúng tên người nhận và những thông tin quan trọng đã được đính kèm.

4. TẬN DỤNG KHUNG CHỮ KÝ

Chữ ký email chỉ nên bao gồm tên đầy đủ, email, tên công ty, vị trí công tác, số điện thoại liên hệ và, nếu cần thiết, địa chỉ công ty của bạn.

Chữ ký đóng vai trò điểm nhấn cho email của bạn, nó cho phép người nhận tìm thấy số điện thoại của bạn và liên hệ ngay với bạn nếu có vấn đề khẩn cấp cần giải quyết.

5. ĐỌC SOÁT LẠI TOÀN THƯ

Đây là sai lầm thường mắc phải của những người mới sử dụng email, nhưng nhiều nhân viên lão làng – những người đã gửi qua hàng ngàn email, cũng thừa nhận rằng họ vẫn thường phạm phải.

Hãy chắc chắn rằng bạn đã cẩn thận kiểm tra những chi tiết như: thời gian, thời hạn và tên và các thông tin quan trọng khác trước khi gửi email. Nhiều người đã nói rằng, việc sai lỗi chính tả có thể chấp nhận được, nhưng việc để sai thông tin hoặc gọi sai tên người nhận sẽ để lại ấn tượng rất xấu.

Email là một trong những phương thức giao tiếp quan trọng nhất trong môi trường chuyên nghiệp, do đó,  bạn cần đầu tư nhiều thời gian hơn để soạn thảo email một cách cẩn thận, sử dụng các phần mềm kiểm tra lỗi chính tả thay vì cố gắng gửi email đi thật nhanh để nhận ra rằng email đó có trên dưới 10 lỗi sai.

KẾT LUẬN

Giao tiếp qua email có thể sẽ chiếm phần lớn thời gian của bạn, tuy nhiên, việc nắm vững một số mẹo trong danh sách này sẽ giúp bạn tiết kiệm bạn thời gian trong tương lai và giúp bạn làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Có thể bạn chưa biết..

Kỹ năng viết Email chuyên nghiệp là một trong những điều kiện cần ở môi trường công sở!

Nói Tiếng Anh Đi đã trang bị những kỹ năng thiết yếu cho hàng ngàn nhân viên cho các doanh nghiệp khắp Hồ Chí Minh.

Nếu bạn muốn rèn giũa kỹ năng tiếng Anh, hãy đăng ký “Word Of The Day – Từ Mới Mỗi Ngày” để nhận những bài học từ vựng tiếng Anh MIỄN PHÍ vào hộp inbox của bạn!

Nhấn nút “SIGN UP” để tìm hiểu thêm về chương trình!

Nhi Nguyen

Nhi Nguyen is the Brand Marketer of Nói Tiếng Anh Đi. She is responsible for producing informative educational content, ensuring quality and consistency of the site. As a introvert soul, she dedicates most of her free time to music, movies and long bicycle rides.

More Posts

Follow Me:
LinkedIn

Related post

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.